نــــــــادي الاعلامـيــيـــــــن التربويـيـــــــن -

بحث عن
ادوات الاتصال في العلاقات العامة
مقدمه :
الاتصال هو حقيقة أساسية للوجود الإنساني والعملية الاجتماعية فهو الذي يجعل
التفاعل بين أفراد المجتمع ممكناً عن طريق نقل وتبادل المعلومات بين أفراد ذلك
المجتمع وفي العصر الحديث تؤدي الاتصالات بوسائلها المختلفة مهمة أساسية في
توصيل المفاهيم وتوضيحها لإفراد هذا المجتمع ويقول الخالق عز وجل "وجعلناكم
شعوبا وقبائل لتعارفوا" وما خلق الانسان منعزلا في عالمه مكتفيا علي ذاته فلكل
انسان او جماعة حرفة تخالف حرفة الجماعة الاخري وكل الجماعات في احتياج
الي منتج الجماعات الاخري فكان لابد من الاتصال بالآخر لتتكامل المصالح
والاهداف ولتنشأ الالفة والمحبة بين بني البشر ولايستطيع انسان ان ينكر دور
وسائل الاتصال المختلفة في العصر الحديث وتأثيرها في المجتمعات كافة .
تعريف الاتصال :
الاتصال في العلاقات العامة هو عملية يتم عن طريقها إيصال معلومات أو الحصول على معلومات لذلك يجب أن يكون الاتصال فعالاً بقصد إحداث تغيير إيجابي في المجتمع إذ إنَّ الاتصال الضعيف لن يأتي بالنتيجة المرجوة ولن يحقق الهدف المطلوب مما يتحتم على مرسل المعلومات معرفة ردود الفعل لطلبات الجماهير وهم المرسل إليهم وعدم الاكتفاء بتبليغهم بالمعلومات المجردة فقط . ويمكن تحديد مفهوم الاتصال في ضوء طبيعة استخدامه والأغراض التي يراد تحقيقها من وراء ذلك ومستوى تطور المؤسسة وهو بشكل أولي (يعني تبادل المعلومات بين شخصين في أقل تقدير أو بين طرفين كمؤسسة وجمهورها مثلاً)
(أو هو النشاط الذي يستهدف تحقيق العمومية أو الانتشار أو الألفة لفكرة أو موضوع أو منشأة أو قضية عن طريق انتقال المعلومات أو الأفكار أو الآراء والاتجاهات من شخص أو جماعة إلى أشخاص أو جماعات باستخدام رموز ذات معنى موحد ومفهومة بنفس الدرجة لدى كلا الطرفين ويتمثل ذلك في الوسائل الإعلامية المختلفة) .
مثال : تم في مؤسسة الشموس الاعلاميه الموثقه في دليل المنظمات الحقوقيه للشبكه العربيه لمعلومات حقوق الانسان طرح بلورة طلبات المتظاهرين من الشعب للشعب
لطرحها امام الحكومة الوطنيه والتي اهتمت اهتماما كبيرا بتلك الطلبات .
أما في المجال الإداري فيعرف الاتصال (بأنه إنتاج أو توفير أو تجميع البيانات والمعلومات الضرورية لاستمرار العملية الإدارية ونقلها أو تبادلها أو إذاعتها بحيث يمكن للفرد أو الجماعة إحاطة الغير بأمور وأخبار أو معلومات جيدة بهدف التأثير في سلوك الأفراد والجماعات خاصه ان كانت هنالك نوايا اخرى لاتدركها تلك الجماعات من المعترضين او المحتجين علي سياسة المؤسسة بهدف تغيير وتعديل هذا السلوك أو توجيهه وجهة معينة وتتم هذه العملية عادة في صورة متبادلة بين الجانبين لا من جانب واحد بمعنى نقل أو إعطاء البيانات والمعلومات إلى الآخرين وبالعكس)(1)
عناصر الاتصال :
أن الاتصال الناجح يتطلب توافر مجموعة من العناصر الفعالة لتتمكن العلاقات العامة من إيصال الفكرة المؤثرة وهذه العناصر هي كالتالي :
1- المصدر : وهو الذي يبدأ بعملية الاتصال وقد يكون المصدر فرداً أو مؤسسة ويتوقف تأثير المصدر على كيفية إدراك الجمهور لجدارته بالثقة ولا شك في أن هذا يتحدد بناء على درجة خبرة المصدر واستحقاقه لهذه الثقة فالرسالة التي تصدر عن مؤسسة مشهورة ومحترمة في نظر الجمهور تلاقي قبولاً أكثر من رسالة مشابهة صادرة عن مؤسسة أقل شهرة واحتراماً وقد وجد عن طريق الدراسات التي أجريت بأسلوب التجربة أنه بصفة عامة كلما كانت سمعة المصدر ومكانته أحسن زادت قدرته على الاستحواذ على اهتمام وانتباه الجمهور وزاد احتمال تصرفهم وفقاً لهذه الرسالة التي تصدر عن ذلك المصدر
2- الرسالة : رموز لها معنى وهي بمثابة الحافز الذي يريد المرسل توصيله إلى المستقبل وإن هذا الحافز يعبر عنه برموز لغوية وأحياناً باللغة الصامتة غير المنطوقة (الإشارات وتعبيرات الوجه والصور والرسوم) وغيرها ويجب أن تكون رموز الرسالة مفهومة للمستقبل حتى تحقق هدفها الحافزي.
3- الوسيلة : وهي الأداة التي يتم استخدامها لإيصال المعلومات والأفكار بين أطراف عملية الاتصال ويمكن تقسيم وسائل الاتصال كالآتي : أ- وسائل الاتصال المباشرة . ب- وسائل الاتصال المقروءة والمكتوبة . جـ - وسائل الاتصال المسموعة . د- وسائل الاتصال المرئية والمسموعة .
ويتوقف اختيار الوسيلة على المتغيرات الآتية:
أ- طبيعة الفكرة المراد إيصالها والهدف منها .
ب- خصائص المرسل إليه وكيفية التأثير فيه وميله لوسيلة معينة من وسائل الاتصال دون غيرها .
جـ - المردود الاقتصادي وتكلفة الوسيلة أو المفاضلة بين وسائل الاتصال اقتصادياً. د - إمكانية الوسيلة في تحقيق الهدف بأسرع وقت .
4- المستقبل : هو الحلقة الرابعة في سلسلة الاتصال وأهم عنصر فيها إذ عنده يقرر مدى نجاح العملية الإعلامية نتيجة طريقة تفسيره للرسالة وتأثره بها وتركز نظريات الاتصال كافة على أهمية المستقبل إذ يجب أخذه بالدرجة الاولي بالحسبان لانه هو الذي من اجله نشأ الاتصال وهو المستهدف في جميع القرارات المتعلقة بعملية الاتصال.
5- الاستجابة أو التغذية المرتدة : تعني رد فعل الجمهور المستهدف التي ترد إلى المرسل بشكل عكسي حول الرسالة المرسلة اليه ( Feeb back ) أي يتحول المرسل إلى متلقٍ للرسالة ويتم ذلك عن طريق الأبحاث والدراسات التي تكون بعد إطلاق الحملات أو الرسائل عن طريق استطلاعات الرأي أو صناديق الشكاوى والمقترحات أو عن طريق الصحف والمجلات او البريد الالكتروني للمؤسسة وما إلى ذلك.(2)
ويمكن أن تشمل نشاطات العلاقات العامة إستخدام حفلات تقديم الجديد، التي تنظم أساساً لتهيئة الرأي العام لتقبل ما يناسب الجهة المعنية، ونشر معلومات لجذب إنتباه الساحات المستهدفة من خلال الإتصالات العملية معها، ومعروف أن حفلات تقديم الجديد تجرى في حال توفر مواد ومعلومات عن نشاطات محددة تجري كإستمرار لعمل سيجرى الإعلان عنه خلال حفلات تقديم قادمة ويجب إختيار المكان المناسب للحفل وقد يكون مطعم، أو نادي، أو صالة بفندق. كما تعد قائمة بمندوبي وسائل الإتصال والإعلام الجماهيرية التي تحتاج الجهة المعنية رؤيتهم بين المدعوين للحفل. واعداد قائمة المتحدثين المتخصصين الملمين بكيفية تداول المنتجات المطروحة من قبل المؤسسة ويجيدون التحدث عنها علناً ويشمل الجانب الآخر لحفل التقديم تجهيز المواد والهدايا لتوزيعها على الحاضرين وتستخدم الندوات، والمؤتمرات، ولقاءات الطاولة المستديرة، والمؤتمرات الصحفية وتوزيع الكتيبات والبوسترات للمنتج المستهدف الاعلان عنه ، عادة للوصول لأهداف العلاقات العامة .(3)
الخطب والتصريحات والمحادثات العملية: وهنا لابد من الإشارة لأفضليات تشمل نشر مواد إعلامية عن طريق إلقاء الكلمات أمام الساحة المعنية علي أن يراعي:
– أسلوب المخاطبة المباشرة والمقنعة، لأن الإتصال المباشر مع الساحة المستهدفة يعتبر من أنواع الإتصال الحي؛ – أنها تساعد على تقديم الجهة المعنية لتكتسب صورة معينة في أذهان الساحة المستهدفة؛ – أنها توفر إمكانية إجراء حوار مباشر مع الساحة المستهدفة؛ – أنها تظهر مدى انفتاح الجهة المعنية على الساحة المستهدفة؛ – أنها تمكن من رفع مستوى المتحدثين والجهة المعنية نفسها في حال التنظيم الجيد لعملية إلقاء الكلمات؛ – أنها توصل آراء الجهة المعنية للساحة المستهدفة دون وسطاء؛ – أنها تقدم قاعدة من المعلومات اللازمة لمراحل إتصالية قادمة (4)
أنواع الاتصالات في المؤسسة :
تتضمن فعاليات الاتصال السائدة داخل المؤسسة أنواعاً متعددة تعكس طبيعة التفاعلات الرسمية وغير الرسمية وتتمثل هذه الاتصالات فيما يلي : أولاً : الاتصالات الرسمية : ويقسم هذا النوع من الاتصالات إلى أربعة أنواع : أ- الاتصالات العمودية : وتقسم إلى : 1- الاتصالات النازلة . 2- الاتصالات الصاعدة . ب- الاتصالات الأفقية والجانبية ج- الاتصالات المتقابلة أو المحورية د- الاتصالات الخارجية ثانياً : الاتصالات غير الرسمية
أولاً : الاتصالات الرسمية : يطلق على هذا النوع من الاتصالات اتصالات العمل ويوجد في الجماعات المنظمة وتعتمد فاعلية هذا النوع من الاتصالات أساساً على تنظيم قنواته ويقسم على أربعة أنواع وهي :
أ- الاتصالات العمودية : التي تقسم بدورها إلى الاتصالات النازلة والصاعدة على الوجه الآتي : 1- الاتصالات النازلة : وتتضمن الاتصال من الرئيس إلى مرؤوسيه إذ يحقق هذا النوع من الاتصال تعريف العاملين بطبيعة العمل وكيفية أدائه مثل المذكرات واللقاءات الجماعية ومناقشة الموازنات وغيرها وغالباً ما تكون فعالية التغذية العكسية منها منخفضة إذ إنها تتكون أساساً من تسلم الأوامر وتنفيذها من قبل المرؤوسين عملياً . 2- الاتصالات الصاعدة : تتضمن نشاطات الاتصالات الصاعدة من المرؤوسين إلى الرئيس وتضم نتائج تنفيذ الخطط وشرح المعوقات والصعوبات في التنفيذ
والملاحظات الصاعدة إلى الرئيس ولا تحقق هذه الاتصالات الأهداف المطلوبة إلا إذا شعر العاملون بوجود الثقة بينهم وبين الرئيس .
ب- الاتصالات الأفقية والجانبية : تتمثل في الاتصالات القائمة بين الأفراد والجماعات في المستويات المتقابلة ويعزز هذا النوع من الاتصالات العلاقات الضرورية بين المستويات الإدارية المختلفة وتؤدي الثقة المتبادلة إلى نجاح المؤسسة في تحقيق الأهداف المطلوبة وإلى تعزيز هذه الاتصالات .
ج- الاتصالات المتقابلة أو المحورية : تشمل على الاتصالات بين المدراء وجماعة العمل في إدارات غير تابعة لهم تنظيمياً ويحقق هذا النوع من الاتصالات التفاعلات الجارية بين مختلف التقسيمات في المؤسسة ولا يظهر هذا النوع من الاتصالات عادة في الخرائط التنظيمية بل يظهر عن طريق الصيغ المتعارف عليها والمألوفة في الاتصالات وخصوصاً في المؤسسات الكبيرة .
د- الاتصالات الخارجية : وتضم الاتصالات الجارية بين المدراء والأطراف الأخرى خارج المؤسسة مثل المجهزين والمستهلكين وغيرهم ، وتسهم الاتصالات الخارجية في زيادة فاعلية وكفاءة الأداء وتحقيق الفرص المتاحة والاستثمار الأفضل للموارد.
ثانياً : الاتصالات غير الرسمية : وهي بمثابة الاتصالات التي تتم بين الأفراد والجماعات أو المجتمعات الصغيرة أو الجماعات غير الرسمية التي لا تحكمها قواعد رسمية بل تحكمها عادة التقاليد والعادات والمعايير الثقافية إنَّ هذا النوع من الاتصالات ، يفتقر إلى التنظيم ويصعب في معظم الأحوال تتبع قنواته وتمتاز الاتصالات غير الرسمية بسرعتها قياساً بالاتصالات الرسمية (5)
اهداف الاتصال : • اعطاء معلومات محددة عن العمل • ايضاح علاقة الوظيفة بغيرها من الوظائف • ايضاح السياسات والاجراءات • اعطاء الشخص معلومات عن كيفية ادائه للعمل • اقناع الموظفين بضرورة تطبيق الخطط والبرامج وتحقيق الاهداف .(6)
اهمية وفوائد الاتصال
• الاتصال يخرج الانسان من عزلته • الا تصال يتيح المجال لتبادل الأفكار والاراء والانسجام حتى على المستوى الاجتماعي • الحوار الدائم بين شريكين يؤدي آلي انجاح الشراكة اكثر فالحوار يخفف من النزعة السلطوية داخل الانسان فعندما لااسمع لرأي لايوافقني فليس هناك من مجال للتطور ابدا فالحوار يعني شخصية اخرى وعقل اخر ورأي اخر وتجربة اخرى • الاتصال يؤمن التفاعل الحضاري بين المجتمعات والترجمة هي احد الاركان الاساسية للاتصال بين الحضارات العربية والاوربية ادى آلي تطور العلوم والفلسفة • عملية الاتصال حولت العالم آلي قرية ضغيرة فالتلفاز وسيلة اتصال مكننا من متابعة حدث ما في الطرف الاخر من العالم وفي اللحظة نفسها • عملية الاتصال تساهم في عملية التنمية كجزء من التنمية الشاملة ولقد اثبتت الدراسات وجود ارتباط بين نمو وسائل الاعلام والنمو الاقتصادي ونمومهارات الموظفين في الاتصال الفعال • الاتصال يصهر التجارب الانسانية في شتى المجالات فالتجربة الانسانية ليست ملكا لشخص اوقبيلة آو دولة بل هي ملك للعالم الانساني • عملية الاتصال انعكست على تقنيات التعليم والوسائل التعليمية وعلى الادارة والموظفين وخدمة المواطنين فهي توفر المناخ الايجابي بين المعلم والمتعلمين وان تردم الهوة الكلاسيكية بين المعلم والمتعلم ولقد اصبح اليوم التلميذ امهر من استاذه في امور الحاسوب كما اصبح الكثير من الموظفين افضل من مدرائهم في مهارات استخدام الحاسب
شروط نجاح عملية الاتصال :
• على المرسل آن يكون بارعا في عملية ارسال الرسائل • يجب على المرسل آن يكون ملما بموضوع الرسالة • يجب آن يحترم المرسل ردة فعل المستقبل • على المرسل آن يوزع المعلومات زمانيا بشكل صحيح • يجب على المرسل آن يطابق موضوع الرسالة مع الوسيلة • يجب توفير قناة اتصال متوافقة مع الموضوع • يجب على المستقبل آن يتحلى بالذكاء والبديهة في التقاط الرسالة • يجب آن تتوافق الرسالة مع المستوى المعرفي للمستقبل • على المرسل آن يصيغ رسالته بالفاظ سهلة وبسيطة يسهل فهمها لدي المستقبل .
الوصايا العشر للاتصال الفعال :
• على المدير اختيار افضل واسرع طرائق الاتصال • يجب على المدير ان يكون على علم بالامور التي تجري في ادارته والا لن يكون قادر على شرح ظروف العمل الى مرؤوسيه ( فاقد الشيء لا يعطيه ) • ان نجاحك كقائد او مدير يعتمد بدرجة كبيرة على مدى الحرية التي يتحدث بها مرؤوسيك اليك • ركز على تنمية موهبة الاستماع لديك وابتعد قدر الامكان عن الشرود وركز على ما يجري قوله لك • لا تقاطع من يتحدث اليك بل دعه يكمل حديثه • لا تحاول ان تقفز الى النتائج مباشرة • تصرف بحكمة واضبط اعصابك اذا سمعت شيئا يغضبك • عليك التاكد من وضوح افكارك قبل البدء بعملية الاتصال • لا تقلل من اثر النواحي الشكلية مثل التعبير الصوت حركة اليدين .. • اربط عملية الاتصال بامر له اهمية وقيمة لدى مستقبل الرسالة • اجعل هدفك ان يكون مفهوما لدى الاخرين وكن مستمعا جيدا • اطرح بعض الاسئلة فذلك يعطي بانك تقوم بمتابعة موضوع الحديث (7)

المصــــادر :
(1) قاسم خشان الركابي – كتابات في الاعلان - موقع الكتروني .
(2) المصدر السابق .
(3) محاضرات في إدارة العلاقات العامة – شبكة ضياء للدراسات والمؤتمرات .
(4) المصدر السابق .
(5) قاسم الركابي – كتابات في الاعلان – مصدر سابق .
(6) منتدي العلوم السياسية والصحافه .
(7) المصدر السابق .